Transakcja barterowa, choć bezgotówkowa, musi być odpowiednio udokumentowana. Służy do tego faktura barterowa, którą wystawiają sobie wzajemnie kontrahenci barterowi.
Faktura taka w zasadzie niczym nie różni się od normalnej faktury. Również i ona musi zawierać numer kolejny, datę i miejsce jej wystawienia, nazwy sprzedawcy i nabywcy, ich adresy, a także numery identyfikacji podatkowej.
Co oczywiste, na fakturze musi znaleźć się nazwa towaru lub rodzaj usługi, wymienianej na podstawie umowy barterowej, wraz z odpowiednimi miarami, tj. ilością towaru lub zakresem usług. Towar lub usługa muszą zostać wycenione (co niezwykle ważne zgodnie ze stawkami rynkowymi), a na fakturze musi się pojawić ich cena jednostkowa netto oraz całościowa wartość sprzedaży netto.
Nie możemy zapomnieć o określeniu stawki podatku danego towaru lub usługi, kwoty należnego podatku oraz kwoty należności ogółem wraz z podatkiem. Warto także zadbać, aby na fakturze (np. w polu „forma płatności”) zawarta została informacja, że transakcja została rozliczona barterem.
Tak przygotowana faktura powinna zostać dostarczona do kontrahenta barterowego i zewidencjonowana w Księdze Przychodów i Rozchodów. Dokładnie taki sam dokument powinniśmy otrzymać od naszego kontrahenta.