Umowa barterowa określa, co zostaje wymienione podczas transakcji. Istotą barteru jest to, że strony nie rozliczają się pieniężnie, a za pośrednictwem innych usług lub towarów. Wielu przedsiębiorców nie jest pewnych tego, czy podpisanie umowy barterowej wiąże się z koniecznością odprowadzenia podatku VAT. Tę formę rozliczania się opisuje art. 603 kodeksu cywilnego, a także ustawa o podatku VAT. Według niej, podpisanie umowy barterowej wiąże się z koniecznością odprowadzenia podatku VAT.
Wynika z tego kolejna kwestia – każda transakcja barterowa musi być udokumentowana w podobny sposób, jak tradycyjna sprzedaż pomiędzy przedsiębiorstwami, czyli za pomocą faktury VAT. Co ważne, taki dokument wystawiają obydwie strony transakcji barterowej, jeśli są płatnikami VAT. W przypadku, gdy jedna ze stron nie jest płatnikiem tego podatku, w umowie opisana jest kwota netto. Jest to mniej opłacalne dla firmy, która odprowadza VAT, bo nie otrzyma ona zwrotu podatku.
Artykuł 86 ustawy o podatku VAT mówi, że każda ze stron transakcji może sobie odliczyć podatek, naliczony przez kontrahenta od swoich zobowiązań. Gdy firma współpracuje z osobą prywatną, wtedy taki klient nie ma możliwości wystawienia faktury na barter. Umowa o barter jest wtedy zastąpiona umową o dzieło, w której płatność jest niepieniężna.